GED / ECM
Parce que la maîtrise de l’information est un enjeu majeur pour le bon pilotage d’une entreprise, Core-Techs vous propose des solutions open source matures et performantes
Face à un environnement sans cesse plus complexe et imprévisible, l'entreprise ou l'organisation travaille à produire un vaste stock de normes et de valeurs, de procédures et informations.
Les nouveaux facteurs de compétitivité sont liés aux capacités relationnelles coopératives et cognitives des entreprises. L'entreprise "apprenante" doit prêter attention à la dynamique de la connaissance, c'est à dire davantage au flux qu'au produit. Dès lors, la fonction d'animation est déterminante dans la stabilisation de cette production d'actifs immatériels. Cette fonction de documentation et la gestion de celle-ci est une charge de travail exponentielle, parfois administrative, et dont la réalité économique est difficile à quantifier.
L'objectif de la gestion documentaire est de rendre la capitalisation des connaissances indépendante des acteurs qui l'ont créée, et ce, de manière pertinente par rapport à un contexte d'intérêt donné.
Les besoins de la GED s'articulent autour de quatre exigences :
- Dématérialiser les documents papier
- Créer, stocker et trouver les documents,
- Maîtriser le cycle de vie des documents
- Respecter la législation
Cette gestion documentaire peut s'effectuer au travers des outils de gestion de contenu classiques (eZpublish, Drupal, ...), mais les fonctionnalités de ces outils ne répondent souvent que partiellement au besoin d'uniformisation de l'ensemble documentaire produit par une organisation.
A ces outils de partage de l'information structurée et non structurée, nous proposons l'utilisation d'outils plus étendus, dont les fonctionnalités sont les suivantes :
- Gestion du cycle de vie des documents au travers des principes de versioning : les utilisateurs maîtrisent les différentes versions d'un même document et peuvent revenir en arrière
- Gestion des cycles de validation ou workflow : ces outils permettent de faire valider des documents par différentes personnes qui peuvent directement intervenir dans leur rédaction
- Gestion des profils d'utilisation, et interaction avec un annuaire d'entreprise global de type LDAP ou Active Directory
- Gestion du profil documentaire au travers de l'utilisation des méta-données : que les documents soient scannés ou non, vous pouvez typer les documents selon leur type et leur affecter différentes méta-données et tags qui faciliteront leur indexation et leur accès par d'autres collaborateurs
- Fonctions collaboratives d'annotation des documents, d'alertes sur les nouveaux documents publiés, de suivi des actions et de liaison entre différents documents d'un même référentiel (par exemple : association de factures à un contrat client)
- Intégration poussée de ces outils dans l'environnement de travail de l'utilisateur, pour que son utilisation quotidienne soit transparente et ne devienne pas une contrainte
